Om denna position

Placering: Två kontor – centrala Stockholm & Solna

Start: Februari

Omfattning: Heltid, konsultuppdrag via Wise Admin

Längd: 12 månader med möjlighet till förlängning/övertag

OM ROLLEN // MAKE IMPACT WHERE IT MATTERS

Vill du vara den som skapar rytmen i vardagen och ser till att två kontor mår bra, fungerar smidigt och känns välkomnande från första steget in genom dörren?

Nu söker vi en Office Coordinator som älskar att få saker att flyta, sätta struktur, ta hand om människor – och som trivs bäst när ingen dag är den andra helt lik.

I den här rollen blir du den naturliga knutpunkten på kontoret. Du rör dig mellan ett cityläge och ett kontor i Solna, och växlar mellan service, administration och kulturbyggande aktiviteter. Du får arbeta nära ledning, HR och medarbetare i hela organisationen – och du bidrar till att skapa den atmosfär som andra längtar till att komma tillbaka till.

Som Office Coordinator ser du till att allt runtomkring fungerar – så att andra kan fokusera på sitt. Du är den som skapar ordning, tar emot besökare med värme och ser till att vardagens detaljer hänger ihop.

Din roll spänner över flera områden:

Kontorsansvar & daglig service

Du håller ihop driften av två kontor, ser till att miljön är trivsam och att allt finns på plats. Post, bud, leveranser, inköp och kontakt med leverantörer – du har koll. Mötesrum förbereds, catering fixas och gemensamma ytor får den där extra omtanken som gör skillnad.

Kultur, aktiviteter & gemenskap

Du är också den som bidrar till energin i huset. Från luncher och AW:s till små vardagsinitiativ – du gör kontoret till en plats där man gärna stannar en stund extra. Nyanställda får en varm introduktion, och du sätter tonen för den kultur som företaget vill bygga.

Administrativt stöd nära ledning

Du avlastar chefer och ledning med struktur, dokumentation och olika ad hoc-uppgifter. Du skapar ordning i detaljerna och ser till att saker landar där de ska. Rollen innebär också att finnas tillgänglig för frågor och behov som uppstår spontant i verksamheten.

HR-administration & samarbete med lönefunktion

Du hjälper till att ta fram anställningsavtal, lägga in information i system, hantera onboarding/offboarding och hålla register och behörigheter uppdaterade. Du fungerar också som stöd till lönefunktionen genom att samla in underlag och koordinera enklare administrativa delar.

Löpande administration

I rollen ingår dessutom att publicera och uppdatera interna annonser, stötta i systemarbete och hantera enklare datasammanställningar. Kort sagt – du är den som löser, ser, fångar upp och gör.

DIN PROFIL // YOU BRING THE EDGE

Det här är en roll för dig som trivs där människor finns. Du har ett naturligt sinne för service och får energi av att skapa ordning och helhet. Du ser detaljer, men också sammanhang. Prestigelös, trygg och varm – och alltid redo att ta tag i det som behövs.

Du behöver inte ha jobbat exakt i samma roll tidigare, men du har erfarenhet av kontorsservice, administration eller koordinering. HR-administration är meriterande. Du rör dig obehindrat mellan flera uppgifter samtidigt och gillar att vara den man vänder sig till när man behöver hjälp.

Du är också någon som:

är självgående, men gillar att samarbeta
är strukturerad och ansvarsfull
kommunicerar tydligt och professionellt
skapar förtroende genom din närvaro och ditt bemötande

OM ORGANISATIONEN // CULTURE WITH REAL CHARACTER

En roll med stor variation, många kontaktytor och möjlighet att sätta ditt avtryck i vardagen. Du får kombinera service och struktur, människor och administration – och du får bidra till att skapa en arbetsmiljö som känns både professionell och varm.

Det är en roll där du kommer nära verksamheten, får en central funktion och där dina insatser märks direkt.

OM WISE ADMIN

Wise Admin är specialister på rekrytering, konsultlösningar och rådgivning inom administration. Vi lyfter de som ofta tas för givet, för vi vet hur avgörande rätt administrativ kompetens är för att verksamheten ska fungera och växa. Vi matchar människor som skapar struktur, ordning och arbetsglädje, och ser till att de hamnar där de gör som mest nytta. På riktigt.

NÄR DU BLIR EN AV OSS

Som konsult hos Wise blir du en del av ett sammanhang där vi värdesätter både din trygghet och din utveckling. Vi erbjuder marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – för oss är inget viktigare än att du känner dig trygg i din anställning.

Från dag ett på ditt konsultuppdrag får du möjlighet att utvecklas, utmanas och påverka framtidens arbetsplatser – tillsammans med engagerade kollegor, och med oss som ständigt bollplank. Oavsett var du befinner dig i karriären ska rollen som konsult ge dig erfarenheter, kunskaper och inspiration inför nästa steg.

Välkommen till Wise – en värld full av möjligheter!

DIN ANSÖKAN // TALENT SPEAKS LOUDER

För att söka rollen klicka på ”Ansök nu”, samt bifoga CV. Notera att vi ej kan ta emot ansökningar via mail. I konsultvärden går det ofta snabbt så tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vänta därför inte med din ansökan.

Har du frågor om rollen är du välkommen att kontakta ansvarig konsultchef Emilie Runnegård Shawwaf (emilie.runnegard@wise.se) eller Talent Acquisition Specialist Emma Rehn (emma.rehn@wise.se).