Förbundssekreterare med kommunkompetens till Storsthlm

Har du gedigen erfarenhet av kommunala ärendeprocesser och är en van organisatör av möten och evenemang? Vi söker en strukturerad och serviceinriktad förbundssekreterare som trivs med att koordinera och skapa förutsättningar för effektiva processer.

Verksamheten

Storsthlms uppdrag är att främja samverkan och utveckling, så att kommunerna i Stockholms län bättre kan nå sina mål om välfärd och service för medborgarna. Storsthlm fungerar som en mötesarena där våra medarbetare arbetar med politiskt prioriterade uppdrag i syfte att utveckla samarbetet inom länet. Det kan till exempel handla om mellankommunala frågor såsom en gemensam gymnasieregion eller transportinfrastruktur, överenskommelser mellan kommunerna och Region Stockholm eller samarbeten med olika myndigheter. På vårt kansli i centrala Stockholm arbetar ett 50-tal personer organiserade i tre enheter; Regional samverkan, Gymnasieantagningen och Kommunikation och processtöd.  

Rollen

I rollen som förbundssekreterare har du många interna och externa kontaktytor och du arbetar tillsammans med våra chefer och medarbetare för att skapa goda möten och uppdragsprocesser. Du är den som ser till att ärenden och uppdrag hanteras korrekt i våra verksamhetssystem. Du är den som planerar och koordinerar möten och evenemang och ser till att allt praktiskt fungerar och att mötesledare och deltagare har tillgång till den information och det stöd de behöver.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Ärende- och dokumenthantering (Storsthlm använder sig av Public 360)
• Årlig planering av sammanträden för förbundets styrelse och styrelsens arbetsutskott (AU). Koordinering med berörda kommuner/Region Stockholm/Sveriges kommuner och regioner med flera.
• Förberedelse och genomförande av möten, inklusive styrelse och AU, samt dokumentation och efterarbete såsom expediering, remisser, rekommendationer samt underlag för avgifter.
• Samordning av remisser – hålla förteckning, lägga upp ärenden, följa upp.
• Sammanställning av yttranden, rekommendationer och skrivelser för mandatperioden.
• Förbundsmötet – planera, projektleda, genomföra, efterarbete. Utgöra primär kontaktpunkt för förbundets valberedning och med samtliga 26 kommuner.
• Bevaka registrators- och funktionsbrevlådorna (tillsammans med uppdragssekreterarna).
• Ansvar för diarium och arkiv.

I din roll ingår även att fungera som stöd till förbundsordförande och förbundsdirektör vad gäller nätverket för länets kommunstyrelseordförande och kommundirektörsnätverket, till exempel möten, konferenser och resor. Du är också den som har överblick och koordinerar möten på vårt kansli och vissa externa besök. Du hjälper förbundsdirektören med arbetsplatsträffar, personalkonferenser och liknande.

Du ingår i enheten för kommunikation och processtöd tillsammans med två uppdragssekreterare, två kommunikatörer och en IT/lokalansvarig. Du arbetar huvudsakligen med förbundsdirektören, men du samverkar med hela organisationen och i synnerhet med kollegorna inom enheten. Även andra arbetsuppgifter som ligger inom kansliets verksamhet kan bli aktuella såsom att verka som sekreterare för andra strategiska nätverk och för Stockholmsregionens Europaförening och Europakontor.

Vem är du?

Vi söker dig som har:

• minst tre års erfarenhet av att verka i politiskt styrd organisation i rollen som nämnd- eller kommunsekreterare eller liknande och därmed har gedigen kunskap om kommunala beslutsprocesser,
• erfarenhet av alla delar av den kommunala ärendeprocessen, dvs föredragningslista, tjänsteskrivelse, genomföra möten, protokollföring, expediering med mera,
• arbetat i ärendehanteringssystem och med dokumenthantering,
• vana av att arrangera och genomföra sammanträden både fysiskt och digitalt,
• erfarenhet av att projektleda större möten/stämmor/evenemang,
• goda kunskaper i Word, Powerpoint och Adobe Acrobat och vana vid att arrangera och leda Teams-möten,
• mycket god kommunikativ förmåga på svenska i tal och skrift samt behärskar engelska.

Som person är du noggrann, strukturerad och trivs med att vara ”spindeln i nätet”, kanske har du erfarenhet av att verka som ledningskoordinator eller liknande. Du är stresstålig och kan hantera snabba omställningar och omprioriteringar. Du trivs i en självständig roll med många kontaktytor. Eftersom vi är en liten arbetsplats krävs också prestigelöshet och att vi hjälps åt.

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Information och kontakt

Tjänsten är en tillsvidare heltidsanställning.

Arbetet bygger på nära kontakt med verksamheten och hög tillgänglighet, vilket innebär att merparten av arbetstiden är på plats på kontoret samtidigt som arbete på distans kan vara möjligt under vissa tider.

I denna rekrytering samarbetar vi med Chefspoolen rekrytering. Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du välkommen att kontakta rekryteringskonsult Gabriella Hedlund på tel 070-995 58 88.
Har du frågor om tjänsten går det även bra att kontakta förbundsdirektör Johan von Sydow på 073-917 94 06.
Facklig företrädare Eva Häggmark nås på 08-615 94 21.

Ansökan

Välkommen med din ansökan snarast, dock senast 23 mars 2025
Urval kan komma att ske löpande.

Urvalsfrågor och arbetspsykologiska tester kommer att ingå som en del av rekryteringsprocessen.

Du ansöker med CV och personligt brev via chefspoolen.se

Vi tror på att människor i rätt roll, sammanhang och sammansättning ger din verksamhet rätt förutsättning att utvecklas, växa hållbart och lyckas.