Kvalificerad verksamhetschefsassistent ME CMMS

Är du min nästa högra hand? Hos mig blir du en viktig del av en unik verksamhet som gör skillnad på riktigt, varje dag. Jag söker dig som vill ha en central roll där ditt arbete är ett av fundamenten för att vår högspecialiserade vård och forskning ska fungera optimalt. 

• en nyckelposition i en verksamhet som bedriver nationell högspecialiserad vård, där dina administrativa insatser är avgörande för våra flöden
• en roll med verksamhetsfokus där din tid läggs på kvalificerad administration, ekonomi och processutveckling
• förtroende att agera självständigt, fatta beslut baserat på ditt goda omdöme och driva egna förbättringsprojekt
• en närvarande och coachande chef samt ett aktivt professionellt nätverk för erfarenhetsutbyte och kompetensutveckling.

Självklart får du också ta del av som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig.

Centrum för medfödda metabola sjukdomar (CMMS) är en medicinsk enhet inom Medicinsk Diagnostik Karolinska (MDK). Vi arbetar multidisciplinärt och erbjuder precisionsdiagnostik samt uppföljning för medfödda metabola och andra sällsynta sjukdomar till patienter från hela landet. Vi utför den nationella nyföddhetsscreeningen med PKU-prov och hyser den nationella PKU-biobanken. Vi är cirka 90 medarbetare i en forskningsintensiv miljö som sedan 2024 också bedriver nationell högspecialiserad vård (NHV).

I denna roll jobbar du med stora frågor, helt nödvändiga småsaker, och allt däremellan. Du ser till att detaljerna flyter samtidigt som du kontinuerligt jobbar med mig och övriga kollegor för att utveckla och förbättra våra flöden. Specifika arbetsuppgifter som ingår inom olika områden är:

Verksamhetsnära stöd & handläggning av ärenden

• handlägga inkommande ärenden såsom begäran om registerutdrag och data för forskning
• säkerställa korrekt diarieföring enligt sjukhusets regler
• stötta mig och en av mina sektionschefer i att hålla ihop det dagliga vårdnära administrativa flödet
• vara ett administrativt bollplank för alla våra chefer och medarbetare

Ekonomi, avtal & uppföljning

• hantera inköp och verksamhetsgemensamma fakturor
• avtalsadministration (t.ex. signering och arkivering)
• ansvara för extern fakturering och hålla ordning på sökta medel

HR-administration

• ge administrativt stöd till cheferna i personalfrågor och arbeta i systemet Heroma
• hantera underlag för fasta lönefördelningar och tillfälliga placeringar

Utveckling & samverkan

• driva och delta i vårt kontinuerliga förbättringsarbete
• representera CMMS i sjukhusets nätverk för verksamhetschefsassistenter.

Bra att veta: Fokus i denna roll ligger på verksamhetsstöd och struktur. Det ingår inte i ditt uppdrag att hantera min mejl eller kalender.

Tjänsten kräver att du kan arbeta på plats i Solna och arbetstiderna är måndag-fredag dagtid.

Du är en problemlösare som uppskattar ordning och reda och ser precis som jag det administrativa hantverket som en av grundbultarna för en välfungerande verksamhet. Eftersom våra system inte alltid är de mest logiska behöver du vara en skicklig datoranvändare som har tålamodet och förmågan att navigera i en komplex digital miljö. Du har dessutom en naturlig nyfikenhet och vill och kan på ett ansvarsfullt sätt ta tillvara de möjligheter som nya digitala verktyg och AI erbjuder för att utveckla och förenkla vårt arbete. 

Din bakgrund kan finnas inom vård, akademi, militär, annan offentlig förvaltning eller privat sektor. Det viktigaste är din inställning och din förmåga att bidra till helheten.

För att lyckas i rollen ser jag att du:

• är självgående. Du tar stort ägandeskap för dina ansvarsområden och strukturerar själv ditt arbete
• har ett gott omdöme. Du förstår att det inte alltid finns ett färdigt facit och du kan agera och ta beslut utifrån begränsad information
• är serviceinriktad. Du har intresset, viljan och förmågan att hjälpa andra
• är relationsskapande. Du är skicklig på att bygga förtroende och underhålla kontakter, både internt och externt.

Krav:

• Eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant för tjänsten.
• Dokumenterad erfarenhet av att ge administrativt stöd till chefer på högre ledningsnivå.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365.
• Dokumenterad erfarenhet av personaladministration.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska samt goda kunskaper i engelska. 

Meriterande:

• Erfarenhet från liknande administrativt arbete.
• Erfarenhet av förbättringsarbete i projektform, gärna relaterat till AI eller annan implementation av digitala verktyg.
• Erfarenhet av arbete med FoUU-frågor.
• Vana att arbeta i administrativa system såsom Heroma och Raindance.

Om rekryteringsprocessen

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

I samband med din ansökan behöver du bifoga CV. Istället för ett personligt brev ber vi dig besvara urvalsfrågor samt kort motivera varför du passar för rollen. Att besvara frågorna är en förutsättning för att din ansökan ska anses komplett.

Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska!

Inför tillsättning av befattning som innefattar vård av barn och ungdom, kontrolleras den som erbjuds tjänsten mot misstanke- och belastningsregistret.

Som anställd på Karolinska Universitetssjukhuset kan du komma att krigsplaceras.

Om du är eller tidigare har varit anställd i Region Stockholm kommer vi att ta interna referenser från din nuvarande eller tidigare chef, om du blir aktuell för anställning.

För tillsvidaretjänster kan provanställning komma att tillämpas.

Om Karolinska Universitetssjukhuset
Vi på Karolinska Universitetssjukhuset är stolta över att vi är ett av världens främsta universitetssjukhus. Förutom vårt särskilda ansvar för den högspecialiserade vården i Stockholmsregionen är huvuduppdraget att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdanställda och bedriva världsledande forskning samtidigt som vi fortsätter vårt arbete med att utveckla vården för patientens bästa. Vi arbetar inom en rad olika områden och professioner.

Vår vision - Vi ska bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag.

Läs gärna mer om oss på och följ oss på sociala medier!

Funktion Medicinsk Diagnostik Karolinska
Funktion Medicinsk Diagnostik Karolinska är en sammanslagning av Karolinska Universitetslaboratoriet och Bild och Funktion med laboratorieverksamhet, radiologi, nuklearmedicin, medicinsk strålningsfysik, radiofarmaci och strålsäkerhet inom Karolinska Universitetssjukhuset.

Att söka jobb i Region Stockholm

Vi eftersträvar jämställdhet och jämlikhet på vår arbetsplats och ser gärna sökande med olika bakgrund och förutsättningar.

Vi tar endast emot ansökningar via detta system. Ansök genom att klicka på knappen ”Ansök”. Ansökningar per brev eller e-post beaktas inte. Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt säljare av ytterligare jobbannonser.

Vårt rekryteringssystem kan inte hantera anonyma ansökningar eller sökande med skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter ber vi dig att kontakta den kontaktpersonen som finns angiven i annonsen. Din ansökan kommer då att hanteras utanför rekryteringssystemet. Du bör även vara försiktig med vilken information du lämnar i din ansökan och endast ta med information som är relevant för den aktuella befattningen.

Region Stockholm ansvarar för hälso- och sjukvård, kollektivtrafik, regional utveckling och bidrar till kulturlivet. Varje dag, dygnet runt. I landets snabbaste växande region. Tillsammans skapar vi Europas attraktivaste storstadsregion.

Karolinska Universitetssjukhuset är ett av Europas största universitetssjukhus. Tillsammans med Karolinska Institutet utgör sjukhuset ett medicinskt centrum med högt internationellt anseende. Hos oss är patienten alltid i fokus. Vi ger kvalitativ och säker vård, med bästa expertis, behandlingsmetoder och omvårdnad ser vi till att våra patienter får ett personligt bemötande och vi omsätter forskning, utbildning och utveckling till vården.